Pernahkah kamu merasa bingung karena perbedaan budaya saat berhadapan dengan klien Jepang atau saat bekerja di perusahaan Jepang? Selain itu, pastinya kunjungan ke Jepang tidak hanya untuk tujuan wisata, tetapi juga ada untuk perjalanan bisnis.
Jadi, berdasarkan pengalaman staf asing yang bekerja di FUN! JAPAN, artikel ini akan memperkenalkan informasi yang berguna tentang etiket berbisnis dengan orang Jepang!
Apa saja etiket saat bertemu dengan klien Jepang dalam bisnis?
Setiap negara memiliki tata krama yang unik, terutama dalam lingkungan bisnis. Khususnya di Jepang, ada banyak adat ketat yang masih dipraktekan di berbagai situasi, seperti pertemuan di tempat kerja atau saat bertemu dengan klien.
Mari kita lihat beberapa aturan yang berlaku saat bekerja di perusahaan Jepang atau berinteraksi dengan klien Jepang.
Tepat waktu sangat penting pada saat datang ke tempat kerja atau pada pertemuan bisnis. Datanglah 10 menit lebih awal
Ketepatan waktu dianggap sebagai salah satu etika penting dalam bisnis. Di Jepang, ada kecenderungan untuk menuntut ketepatan waktu yang mengindikasikan rasa hormat dan tanggung jawab terhadap waktu. Sangat penting untuk menjaga ketepatan waktu untuk membangun hubungan kepercayaan dengan mitra bisnis dan klien, dan dianggap lebih sopan untuk tiba 10 menit lebih awal, bukan tepat waktu.
Bertukar kartu nama: Cara memberikan dan menerima kartu nama
Di Jepang, kartu nama diperlakukan dengan hati-hati dan tidak sembarangan, dan sangat penting untuk menyimpannya dengan benar.
Berikut adalah beberapa pedoman tentang cara menyimpan kartu nama ketika menerima kartu nama dari klien orang Jepang.
- Simpan dalam dompet khusus kartu nama: Di Jepang, dompet khusus kartu nama sangat penting, dan biasanya dibawa bersama kartu nama ke termpat pertemuan bisnis.
- Menyerahkan kartu nama dengan sopan: Menulis sesuatu di kartu nama yang baru saja diterima, atau memasukkannya ke dalam dompet atau saku, dianggap tidak sopan oleh orang Jepang. Pastikan untuk tidak memberikan kesan tidak sopan. Saat bertukar kartu nama, letakkan kartu di atas dompet khusus kartu nama dan pegang kartu dengan kedua tangan hingga waktu saling menukarkan kartu nama. Ketika seseorang menyerahkan kartu nama kepadamu, pegang kartu di antara ibu jari dan jari telunjuk tangan kanan mereka, dan kemudian berikan kartu namamu.
- Menjejerkan kartu nama: Setelah menerima kartu nama, tunjukkan minatmu pada informasi yang ditulis di sana dan luangkan waktu sejenak untuk melihatnya sebelum menyimpannya. Kemudian, masukkan kartu nama yang diterima ke dalam dompet khusus kartu nama. Jika kamu masih berada di tempat yang sama untuk pertemuan, susun kartu nama dengan rapi di meja meja tepat di hadapanmu. Biasanya, kartu nama disusun di meja sesuai dengan urutan orang yang duduk.
Kebiasaan memberi hadiah
Memberikan oleh-oleh adalah salah satu bentuk komunikasi dan perhatian. Ini adalah bagian dari etiket bisnis di Jepang, tetapi secara umum bukanlah suatu keharusan.
Jangan duduk sebelum dipersilakan
Ketika kamu diundang ke dalam ruangan untuk pertemuan atau interview, jangan langsung duduk. Tunggu sampai dipersilakan untuk duduk di kursi yang telah disiapkan. Ini dianggap sebagai tindakan yang penuh pertimbangan dan hormat. Kamu akan menunjukkan kesan bahwa kamu menunjukkan rasa hormat kepada posisi dan status orang lain dengan menunggu mereka untuk memandumu.
Terimalah jika ditawari minuman atau makanan
Ketika menerima minuman atau makanan, ambil dengan sopan dan terimalah dengan meminumnya/ memakannya di tempat. Namun, kamu juga diperbolehkan untuk membawa pulang botol plastik yang diterima saat pertemuan bisnis itu. Selain itu, secara umum, sebelum meminumnya, kamu harus menunggu sampai diberi izin dengan kata "silakan diminum / Douzo". Namun, jika kamu sangat haus atau perlu menahan batuk dan perlu minum, kamu dapat mengatakan "Maaf, saya minum / Shitsurei shimasu" dan meminumnya.
Hal yang terkadang membingungkan saat bekerja dengan klien Jepang
Tim redaktur telah membuat inteview dengan staf asing yang bekerja di FUN! JAPAN mengenai pengalaman mereka yang merasa bingung dalam berbisnis dengan klien Jepang dan hal-hal yang mereka tidak mengerti.
- J-san/ Staf dari Hong Kong: (Sepertinya) mereka membedakan cara membungkuk berdasarkan derajat membungkuk yang disesuaikan dengan situasi dan kondisi.
- P-san / Staf dari Thailand: Saya tidak tahu apa yang harus dilakukan setelah bertukar kartu nama. Saya tidak yakin apakah tindakan saya benar jika hanya melihat atau membacanya, apakah saya harus memasukkannya ke dalam dompet khusus kartu nama saat itu juga, atau apakah saya harus menyusunnya di atas meja. Saya masih belum benar-benar mengerti prosedur resminya.
- L-san / Staf asal Taiwan: Saya sering ditanya, "Mengapa orang Taiwan berpikir seperti itu?" Tentu saja, karena saya bekerja di industri ini, saya bisa menjawab sejauh ini. Namun, saya ingin mereka mengerti bahwa pendapat satu orang Taiwan tidak mewakili pendapat semua orang Taiwan.
- K-san / Staf asal Taiwan: Saya awalnya kesulitan dengan aturan pertukaran kartu nama. Misalnya, apakah posisi menyerahkannya harus lebih rendah dari lawan bicara /klien. Selain itu, saat rapat dengan klien, saya tidak perlu menambahkan "san" ke nama rekan kerja dari perusahaan sama tempat saya bekerja, dan perubahan ini awalnya membingungkan.
Apakah etiket bisnis Jepang terlalu ketat? Interview dengan Presdir YAMAUCHI dari FUN! JAPAN
Banyak staf global yang merasa bahwa etika bisnis di Jepang agak ketat. Mengapa etika bisnis di Jepang sangat ketat? Kami mencoba bertanya kepada Presdir Fun Japan Communications, YAMAUCHI-sachou, yang memiliki pengalaman bisnis di luar negeri dan telah bekerja di perusahaan yang telah berdiri lama!
Apakah Anda merasa bahwa etika bisnis perusahaan Jepang lebih ketat dibandingkan dengan negara lain? Selain itu, mengapa menurut Anda Jepang memiliki banyak aturan yang harus diperhatikan saat berbisnis?
Mungkin Anda merasa bahwa etika bisnis Jepang itu ketat, tetapi bagi orang yang lahir di Jepang, yang dirasakan adalah "Ya memang caranya begitu". Etika bisnis Jepang berasal dari "omoiyari: perhatian/ empati" yang tidak membuat orang lain merasa tidak nyaman, tidak melupakan perhatian terhadap orang lain, dan tidak membuang-buang waktu orang lain untuk membangun hubungan antar sesamayang baik. Saya pikir "omoiyari: perhatian/ empati" itu sangat khas Jepang.
Selain itu, kami juga menanyakan bagaimana perasaan Presdir YAMAUCHI tentang beberapa etiket bisnis di Jepang.
● Tepat waktu saat akan mengadakan pertemuan
Jepang sangat tepat waktu dalam segala hal, yang dapat dilihat dari kereta dan shinkansen di Jepang. Jika kereta berangkat pukul 10, orang Jepang akan tiba di stasiun 5 menit sebelumnya. Sejak di SD, mereka diajarkan untuk "bertindak 5 menit lebih awal", sehingga dalam kehidupan sehari-hari, mereka secara alami melakukan tindakan 5 menit lebih awal. Jika pertemuan dimulai pukul 10, sebaiknya Anda bersiap untuk duduk dan mulai berbicara pukul 10. Ini akan membuat bisnis berjalan lancar. Namun, sebaliknya, Anda tidak boleh tiba terlalu awal. Saya pikir yang penting adalah "omoiyari: perhatian/ empati" terhadap waktu orang lain.
● Etiket membungkuk
Konon katanya, di masyarakat pada zaman samurai, bagian belakang leher adalah bagian tubuh vital. ("Menyerahkan leher" berarti, saya siap menyerahkan jiwa saya"). Jadi, dengan menunjukkan bagian ini mengandung arti "Saya akan tunduk kepada Anda".
Membungkuk sekitar 45 derajat dianggap sebagai standar, tetapi banyak orang merasa tidak perlu terlalu memperhatikan sudut kecuali mereka bekerja di industri layanan. Sebaliknya, orang Jepang tidak melakukan pelukan atau jabat tangan sebagai salam dalam pertemuan. Sebagai gantinya, saya pikir banyak orang yang menghargai dengan cara membungkuk.
● Memberikan oleh-oleh
Sebenarnya, pada saat pertemuan bisnis, bahkan di Jepang baru-baru ini, orang jarang memberikan oleh-oleh. Kebiasaan memberi hadiah berasal dari tradisi seperti "Ochugen" dan "Oseibo", yang merupakan ungkapan "persalaman" pada pergantian musim, juga semakin dihindari oleh perusahaan karena berpotensi melanggar kepatuhan. Namun, perasaan ingin mengungkapkan rasa terima kasih, ingin minta maaf, atau ingin orang lain mengenal oleh-oleh dari kampung halaman atau negara mereka sendiri, maka hadiah tersebut tidak ditolak.
Jika mengunjungi Jepang untuk pertemuan bisnis, memberikan oleh-oleh khas dari negaramu pasti akan membuat mereka senang.
● Jangan duduk sampai dipandu ke kursi yang telah dipersiapkan untukmu
Saya pikir ini adalah tata krama yang terkait dengan sejarah Jepang. Di zaman samurai, tuan tanah selalu berpotensi diserang dan perlu memastikan keamanan sebelum memasuki ruangan. Jadi, saya pikir orang-orang dengan status sosial yang tinggi dipandu ke bagian dalam ruangan setelah mereka dipandu.Baru-baru ini, kebiasaan seperti ini mulai memudar, dan saya pikir kesadaran tentang hal ini juga mulai memudar.
Namun, banyak orang Jepang yang secara alami tidak membiarkan orang VIP menekan tombol lift, jadi jika orang asing bisa melakukan hal yang sama, mungkin mereka akan membuat klien atau atasan mereka terkesan, bukan?
● Etiket tentang makanan dan minuman yang disajikan saat ada tamu
Memang, mungkin Anda tidak akan makan sebelum dipersilakan oleh orang lain. Ada etiket orang Jepang, pada dasarnya Anda tidak akan menyentuhnya kecuali dipersilahkan untuk meminum teh atau makanan penutup, karena itu dianggap "tidak sopan". Sebaliknya, jika posisi Anda menerima tamu, Anda sebaiknya mengatakan "silakan disantap" lebih awal. Intinya, saling menghargai sesama sangatlah penting. Tapi saya pikir tidak akan menjadi masalah hanya karena Anda mengambilnya / meminumnya lebih dulu, sebelum dipersilakan meminumnya/ menyantapnya .
Dan pada akhir interview, Presdir YAMAUCHI merangkum etiket saat bekerja di perusahaan Jepang atau bekerja dengan klien Jepang.
Tidak masalah jika ada pertimbangan dalam etiket bisnis Jepang!
Etiket bisnis adalah manifestasi budaya setiap etnis. Etiket adalah "omoiyari: perhatian/ empati" untuk orang lain. Jika itu hasil tersebut berkenan di orang tersebut, ya itu sangat baik! Saya pikir etiket baru mungkin muncul seiring berubahnya zaman. Jadi, Anda harus fleksibel, dan saya berharap Anda datang ke Jepang tanpa merasa canggung!
Anda yang berencana bekerja di Jepang. Tidak perlu berpikir terlalu sulit hanya karena berbisnis dengan orang Jepang! Namun, mari berinteraksi dengan rasa empati kepada lawan bicara!
Comments