Xin chào mọi người! Vào những năm gần đây, công cuộc giảm thiểu tài liệu bằng giấy đang dần phát triển, mọi thứ xung quanh cuộc sống và công việc của chúng ta đang được điện tử hóa. Mình nghĩ là mọi người cũng cảm nhận được thế giới ngày càng tiến bộ về điện tử hóa từ giấy tờ.
Tại Việt Nam, các hóa đơn điện tử sẽ trở thành nghĩa vụ bắt buộc từ tháng 11 năm 2021 trở đi. Các loại “Hóa đơn đỏ” hiện đang được sử dụng bằng giấy cũng sẽ được yêu cầu phát hành bằng dữ liệu điện tử. Đây có thể gọi là thời đại Chuyển đổi số (Digital Transformation), khi tất cả các dữ liệu được làm bằng giấy tờ đều được thay thế bằng thông tin điện tử.
“Hợp đồng điện tử” đang trở thành tâm điểm chú ý tại các công ty Nhật Bản!
Các bạn có từng nghe nói về cấu tạo của “Hợp đồng điện tử” chưa nhỉ? Những hợp đồng ký kết bằng giấy tờ sẽ được thực hiện bằng văn bản và chữ kí trên điện tử. Hiện nay, các công ty sử dụng Hợp đồng điện tử tại Nhật Bản đang ngày một tăng lên.
Vì sao Hợp đồng điện tử lại được quan tâm nhiều đến vậy? Mình sẽ giới thiệu đến các bạn một ví dụ tại Nhật Bản.
Hợp đồng điện tử là gì?
“Hợp đồng điện tử” là văn bản hợp đồng được điện tử hóa từ giấy tờ. Đây là chức năng ký kết hợp đồng thông qua việc ký tên bằng giấy chứng minh trên văn bản điện tử.
Thông qua việc chuyển văn bản hợp đồng bằng giấy sang Hợp đồng điện tử, chúng ta sẽ thấy được 4 biến đổi lớn như sau.
- Hình thức của văn bản hợp đồng: Hợp đồng trên giấy →Hợp đồng trên điện tử
- Chữ kí: Cần phải có con dấu đóng mộc →Kí tên trực tiếp trên điện tử
- Khi làm hợp đồng: Gửi qua đường bưu điện →Làm trên mạng internet
- Cách bảo quản văn bản hợp đồng: Bảo quản nguyên bản hồ sơ bằng giấy →Bảo quản bằng hệ thống máy tính
Tại Nhật Bản, thông thường các văn bản hợp đồng được làm bằng giấy và kí kết bằng con dấu, và sau khi kí kết sẽ được cho vào các tập hồ sơ bảo quản để lưu trữ. Tùy theo các loại hợp đồng, số lượng văn bản sẽ phát sinh quá tải, khiến cho các công ty không thể lưu trữ hết trong văn phòng mà phải thuê kho lưu trữ từ bên ngoài để bảo quản.
Lợi ích từ việc cập nhật Hợp đồng điện tử
Chúng ta sẽ đạt được 3 hiệu quả lớn từ việc sử dụng Hợp đồng điện tử.
1. Giảm thiểu không gian
Thông qua việc chuyển đổi thành Hợp đồng điện tử, chúng ta không cần phải bảo quản số lượng lớn văn bản bằng giấy nữa. Bạn có thể tận dụng không gian phòng ốc để làm việc và mở rộng quy mô kinh doanh.
2. Nâng cao tốc độ
Văn bản hợp đồng bằng giấy tốn nhiều công sức như in văn bản, lập hồ sơ, dán giấy, đóng dấu, gửi bưu điện,… Thời gian kí kết hợp đồng cho đến lúc hoàn tất phải mất khoảng vài tuần. Tuy nhiên, Hợp đồng điện tử chỉ mất vài phút ngắn ngủi để hoàn thành việc kí kết hợp đồng.
3. Năng suất hóa nghiệp vụ, tăng cường hệ thống quản lý
Hợp đồng điện tử được quản lý bằng hệ thống điện tử, thế nên có thể tránh sự cố quên mang theo mộc đóng dấu hoặc quên gửi trả văn bản mà hợp đồng bằng giấy thường gặp, dẫn đến lợi ích năng suất hóa nghiệp vụ và tăng cường hệ thống quản lý.
Công cuộc này cũng chỉ vừa mới bắt đầu được chào đón tại Nhật Bản
Mặc dù Hợp đồng điện tử có rất nhiều lợi ích, song vì chỉ vừa mới được cập nhật nên không ít các công ty tại Nhật Bản vẫn còn gặp trở ngại bởi một vài vấn đề như sau.
- Trong trường hợp phía đối tác sử dụng dịch vụ Hợp đồng điện tử khác nhau, chúng ta không thể hoán đổi hệ điều hành tương thích.
- Phía đối tác không chấp nhận việc kí kết hợp đồng bằng điện tử.
- Việc thay đổi luật lệ, quy định gặp nhiều khó khăn.
- Cần phải liên kết với hệ thống sẵn có.
Tuy nhiên, có rất nhiều công ty hiện đang cập nhật Hợp đồng điện tử nhằm mục đích cải tiến cách làm việc thông minh, nên có thể khẳng định các dịch vụ Hợp đồng điện tử sẽ ngày càng phát triển trong tương lai.
Các dịch vụ liên quan đến Hợp đồng điện tử hiện đang bắt đầu phổ biến tại Nhật Bản, bạn có nghĩ rằng dịch vụ này sẽ được phổ biến rộng rãi tại Việt Nam không? Hãy cho mình biết ý kiến của các bạn nhé.
Comments